Tabla Dinámica | Agrupar campos de fechas o elementos

La funcionabilidad de las Tablas Dinámicas está unida a la disposición del origen de datos

En este tutorial te muestro, cómo influye en el resultado de la tablas Dinámicas con dos rangos con la misma información, pero ordenada de diferente manera.

Datos 2 | Inserta una Tabla Dinámica en la una hoja nueva

Este supuesto es el detalle de un reporte de ventas y está organizado como un rango de datos, separado por categoría, segmento y marca se reflejan las ventas, los estimados y unidades respectivamente de los años 2019 y 2020.

Se requieren las ventas del año 2020 agrupadas por trimestre de cada mercado.

Inserta una tabla dinámica en una hoja nueva.  Arrastra mercado al campo de Filas, los meses a Columnas y con las ventas del 2020 se puede hacer algo distinto, en vez de arrastrar, marcar la casilla que está a su lado. Excel detecta que estos datos son números y lo va a poner en valores, esto es instintivo de Excel, puede equivocarse, pero luego se puede mover al campo que se requiere. Ya se tiene la tabla por mes y es el momento para mejorar la apariencia de la Tabla Dinámica.

Tabla Dinámica 4 | Creación de Grupos de Selección

Desde una tabla dinámica puedes agrupar datos, por ejemplo, crear trimestres con los meses que están en las columnas, solo sombrea los meses que quieras agrupar, en la cinta de opciones se mostrará la opción Análisis, Grupo, Crear un grupo.

El nuevo elemento es editable, coloca el nombre Trim 1, selecciona los meses de abril mayo y junio y así hasta el último trimestre.

Este grupo se puede contraer o expandir. Si no aparece el botón, se encuentra en la cinta de opciones Análisis, Mostrar, Botones.

Este botón al pulsarlo comprime cada uno de los campos. El campo mes no es importante en la tabla, se puede arrastrar y sacar de la tabla dinámica y quedan en la columna solo los trimestres.

La etiqueta de columna también se puede cambiar, voy a poner Trimestres y la etiqueta de la fila, Mercados.

Ya se logró agrupar la tabla de una forma distinta. Voy a agregar categoría marcando la casilla que está a su izquierda, Excel determina que es texto y la pone en el campo de Fila.

Las Categorías aparecen justo debajo del campo Mercado, se puede modificar y que cada Mercado esté agrupado por cada Categoría, según lo que se requiere se pueden resaltar las Filas en Diseño, Opciones de Estilos de Tabla dinámica y marcando la cajita Encabezados de fila, cambia el color en los Estilos.

Con un doble clic en la categoría Color, desde la tabla dinámica, se contrae y se expanden los campos, si se desea hacer otro tipo de acción, con el botón de la derecha del ratón, aparece el menú alternativo y encontraras todas las opciones de expandir y contraer: Expandir todos los campos o Contraer todos los campos e incluso por tipo de campo específico.

Mostrar detalles de un elemento (valor)

Está activa de manera predeterminada al hacer doble clic en cualquier valor dentro de la tabla dinámica, Excel va a crear una hoja nueva y muestra toda la información que corresponde a ese elemento.

Con el botón de la derecha, en el menú alternativo, en la opción de Mostrar detalle, es igual Para desactivarla y que esto no ocurra, por ejemplo, si no se desea que se obtengan los datos de la tabla dinámica, en la cinta de opciones Análisis, Opciones, en la pestaña Datos, Habilitar mostrar detalles, desmarca la casilla y se deshabilita y Aceptar.

Origen de Datos

Si se desea incluir, por ejemplo, otro Mercado con las ventas del 2020, directamente en la Base de Datos, inserta otra variable, cuando Actualizas la tabla dinámica no hay ningún tipo de actualización porque los datos no abarcan ese espacio, esto se corrige en la cinta de opciones Análisis, Cambiar origen de datos, va a mostrar cuál es la selección del rango que se tiene, modifícalo con el correcto y Aceptar.

Diseños de Tablas dinámicas

Adicional a esto existen también los diseños de tabla dinámica, bien sea de subtotales y totales se pueden ocultar o se pueden generar al igual que la disposición de los datos. Al usar el diseño de forma de esquema aparece cada campo en una columna distinta, ahora el diseño de forma tabular el título va a estar alineado con el primer elemento del campo.

Los subtotales pueden verse tanto en la parte inferior como en la parte superior, como también se pueden ocultar. El diseño Fila en blanco ayuda para visualizar de una forma más limpia las tablas dinámicas. Las cajitas de Estilos de tablas dinámicas se pueden marcar para activar o desactivar y siempre van a tener diferente aspecto a medida que se seleccione un Estilo distinto, cada Estilo tiene su manera de mostrar los datos.

 Datos 3 | Inserta una Tabla Dinámica desde una Tabla

Estos datos son exactamente los mismos de la hoja Datos 2, solo que están colocados de una forma distinta en vez de incluir 6 columnas de valores se listaron por fecha. En la columna ventas está tanto el año 2019 como el 2020.

Este rango tiene Formato de Tabla, porque aparece en la cinta la opción Diseño de Tabla que la clasifica como tal. Al insertar una tabla dinámica desde una tabla, en vez de poner el Rango va a poner el nombre de la Tabla.

Para más información en Dar formato de tablas.

Ahora se podrá hacer lo mismo que hicimos con la anterior, en la Lista de campo pon Mercado y los Meses en la Columna por defecto va a crear una agrupación de fecha que Excel permite modificar.

Tabla Dinámica 5 | Creación de Grupos de Datos

Esta opción solo se habilita si el campo es de fecha y está activo en la Tabla Dinámica, se pueden marcar todas las opciones que se quieran, en este caso, solo nos interesa y Trimestres y Años.

El campo de Año la pongo en Filtro para mostrar solo el 2019. Configurar la moneda y en Diseño crea un total final. Mueve Categorías a Filas y cambia el Estilo.

Otra manera de mostrar podría ser incluyendo el campo de Estimados en Valores, Años en las Filas y se desmarcar Mercados y Categorías. Una forma de comparar las Ventas con los Estimados, se debe modificar el formato de la moneda para que quede los campos de igual manera.  Borra la palabra suma, separar los Años con un espacio en blanco para que se vea mejor y desactiva el total general.

Desactivar el autoajuste de anchos de columnas

Para evitar que la tabla modifique el tamaño de las columnas cada vez que se Edite o Actualice, en Analizar, Opciones y desmarca la casilla de Autoajustar anchos de columnas al actualizar, Aceptar y el ancho que se le conceda a la tabla es el que va a mantener cada vez que se cambien los datos o se actualice.

Por favor aprecia todo el trabajo que he realizado con estos tutoriales en vídeo y, por supuesto, no olvides suscribirte y dejar un like.