Introducción a las Funciones Básicas de Excel

Te enseñaré las funciones más básicas en Excel

Entre todas las funciones que ofrece Excel, algunas son especialmente útiles y ampliamente utilizadas. Las que veremos hoy son tan usadas que están fácilmente ubicables en la cinta de opciones, en el menú de inicio, a la izquierda, en el botón con el símbolo de sumatoria:

Estructura básica de una función en Excel «Sintaxis»:

Cada función debe comenzar siempre con el simbolo igual (=) luego el nombre del comando, normalmente es un verbo que describe de manera concisa su utilidad. Después de este comando, hay una serie de indicaciones, llamadas «Argumentos», que son los datos que Excel necesita para realizar el cálculo requerido. Estos Argumentos están separados por punto y coma (;) en la versión en español y por coma (,) en la versión en inglés. La cantidad de argumentos varía según la función que se utilice. Todo esto en conjunto se llama sintaxis, que es la estructura básica de una función.

A continuación te muestro de forma gráfica la estructura de una función:

Hoy exploraremos las funciones para sumar, cálcular promedios, contar números o valores y descubrir un valor máximo o mínimo de un rango de datos en Excel.

Además, te proporciono un ejercicio práctico para cada función, y puedas aplicarlas de manera efectiva en tus propios proyectos. Encuentralo al final.

SUMA

La función SUMA (en ingles SUM)  se utiliza para sumar números en un rango de celdas. Es una de las funciones más básicas y utilizadas en Excel, ideal para sumar grandes cantidades de datos de forma rápida y precisa.

ADVERTENCIA: incluso con una función simple como esta, muchos usuarios de Excel cometen errores, el más común es aceptar el rango sugerido de Excel sin verificarlo.

Excel suele sugerir el rango incorrecto en dos casos:

• Cuando falta uno de los datos, en cuyo caso Excel se detiene en la primera celda vacía, o
• Si hay un número en el encabezado de la columna, como un año.

Sintaxis: SUMA(número1; [número2]; …)

• número1: Obligatorio. El primer número (rango de celdas) que se desea sumar.
• número2; …: Opcional. Números adicionales que se desean sumar.

Aplicaciones

1. Sumar ingresos mensuales: Calcular el total de ingresos obtenidos en un mes a partir de un registro diario.
2. Sumar gastos de un proyecto: Determinar el costo total de un proyecto sumando los gastos individuales.
3. Sumar ventas diarias: Calcular el total de ventas realizadas en un día por una tienda.
4. Sumar puntajes en una competencia: Obtener el puntaje total de un participante sumando los puntajes de diferentes pruebas.
5. Sumar horas trabajadas: Calcular el total de horas trabajadas por un empleado en una semana.

PROMEDIO

Concepto

La función PROMEDIO (en ingles AVERAGE), calcula el promedio de un conjunto de números. Es útil para encontrar el valor medio de un rango de datos.

ADVERTENCIA: Esta función, como todas las demás funciones de Excel, trata una celda vacía o texto de manera diferente a cero. Fíjate en el ejemplo del video.

Sintaxis: PROMEDIO(número1; [número2]; …)

• número1: Obligatorio. El primer número o rango que se desea promediar.
• número2; …: Opcional. Números adicionales que se desean promediar.

Aplicaciones

1. Calcular el promedio de ventas mensuales: Determinar el valor medio de ventas realizadas en diferentes meses.
2. Calcular el promedio de puntajes: Encontrar el puntaje promedio de un estudiante en varios exámenes.
3. Calcular el promedio de temperatura: Obtener la temperatura media de una semana.
4. Calcular el promedio de gastos: Determinar el gasto promedio en diferentes categorías.
5. Calcular el promedio de ingresos: Encontrar el ingreso promedio en diferentes periodos.

CONTAR

Concepto

La función CONTAR (en ingles COUNT) cuenta la cantidad de celdas que contienen números en un rango especificado. Es útil para contar datos numéricos en una lista.

Sintaxis CONTAR(valor1; [valor2]; …)

• valor1: Obligatorio. El primer valor, celda o rango que se desea contar.
• valor2; …: Opcional. Valores adicionales que se desean contar.

Aplicaciones

1. Contar la cantidad de ventas realizadas: Determinar cuántas ventas se han realizado en un periodo específico.
2. Contar la cantidad de productos en inventario: Contar el número de productos disponibles en stock.
3. Contar la cantidad de participantes en un evento: Determinar cuántas personas han asistido a un evento.
4. Contar la cantidad de transacciones: Contar el número de transacciones realizadas en un día.
5. Contar la cantidad de empleados: Determinar cuántos empleados hay en una empresa.

CONTARA

Concepto

La función CONTARA (en ingles COUNTA) cuenta la cantidad de celdas que no están vacías en un rango especificado. Es útil para contar cualquier tipo de dato, no solo números.

Sintaxis CONTARA(valor1; [valor2]; …)

• valor1: Obligatorio. El primer valor, celda o rango que se desea contar.
• valor2; …: Opcional. Valores adicionales que se desean contar.

Aplicaciones

1. Contar la cantidad de celdas con datos: Determinar cuántas celdas contienen datos en una hoja de cálculo.
2. Contar la cantidad de empleados activos: Contar cuántos empleados tienen información registrada.
3. Contar la cantidad de productos vendidos: Determinar cuántos productos tienen registros de ventas.
4. Contar la cantidad de respuestas en una encuesta: Contar cuántas respuestas se han recibido en una encuesta.
5. Contar la cantidad de transacciones registradas: Contar cuántas transacciones tienen datos registrados.

MAX

Concepto

La función MAX (en ingles MAX) devuelve el valor máximo de un conjunto de números. Es útil para encontrar el valor más alto en un rango de datos.

Sintaxis MAX(número1; [número2]; …)

• número1: Obligatorio. El primer número o rango del que se desea encontrar el valor máximo.
• número2; …: Opcional. Números adicionales de los que se desea encontrar el valor máximo.

Aplicaciones

1. Encontrar la venta más alta: Determinar la venta más alta realizada en un mes.
2. Encontrar la puntuación más alta: Obtener la puntuación más alta en un examen.
3. Encontrar el salario más alto: Determinar el salario más alto entre un grupo de empleados.
4. Encontrar la temperatura más alta: Obtener la temperatura más alta registrada en una semana.
5. Encontrar el costo más alto: Determinar el costo más alto de un conjunto de productos.

MIN

Concepto

La función MIN (en ingles MIN) devuelve el valor mínimo de un conjunto de números. Es útil para encontrar el valor más bajo en un rango de datos.

Sintaxis MIN(número1; [número2]; …)

• número1: Obligatorio. El primer número o rango del que se desea encontrar el valor mínimo.
• número2; …: Opcional. Números adicionales de los que se desea encontrar el valor mínimo.

Aplicaciones

1. Encontrar la venta más baja: Determinar la venta más baja realizada en un mes.
2. Encontrar la puntuación más baja: Obtener la puntuación más baja en un examen.
3. Encontrar el salario más bajo: Determinar el salario más bajo entre un grupo de empleados.
4. Encontrar la temperatura más baja: Obtener la temperatura más baja registrada en una semana.
5. Encontrar el costo más bajo: Determinar el costo más bajo de un conjunto de productos.

Consejos Importantes para Evitar Errores Comunes

1. Verificar rangos de celdas: Asegúrate de seleccionar el rango de celdas correcto para evitar cálculos incorrectos.
2. Celdas vacías: Ten en cuenta cómo las celdas vacías pueden afectar tus cálculos, especialmente al usar funciones como PROMEDIO.
3. Errores tipográficos: Revisa que no haya errores tipográficos en las referencias de celdas y en la sintaxis de las funciones.
4. Formato de celdas: Asegúrate de que las celdas tengan el formato adecuado (números, texto, fechas, etc.) para evitar errores en los cálculos.
5. Actualización de datos: Si los datos cambian, actualiza las fórmulas para reflejar los nuevos valores y obtener resultados precisos.

Descarga de Material de Soporte

Para ayudarte a practicar y aplicar estas funciones en tus propios proyectos, hemos creado ejercicios prácticos que puedes descargar. Descarga el material de soporte aquí.

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Con estas funciones básicas, puedes empezar a aprovechar el poder de Excel para analizar y manipular datos de manera efectiva. ¡Practica con los ejercicios proporcionados y descubre cómo estas funciones pueden simplificar tus tareas diarias!

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