Fórmulas y Funciones Básicas en Excel: Haz que Excel Calcule por Ti (L03)

Si ya sabes cómo se ve Excel y cómo darle formato a tus datos, el siguiente paso es hacer que Excel trabaje por ti. En esta lección aprenderás a escribir fórmulas simples y a usar las cinco funciones más importantes para cualquier trabajo en Excel: SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN y CONTAR.

Sigue el video y ve aplicando cada paso al mismo tiempo:

¿Qué es una fórmula y qué es una función en Excel?

Antes de empezar, es importante aclarar esta diferencia, porque muchas personas las confunden:

Fórmula: es cualquier operación que tú escribes directamente en una celda usando operadores matemáticos. Siempre empieza con el signo igual (=).

Ejemplo: =A1+A2 o =10*5

Función: es una fórmula predefinida que Excel ya tiene programada. Tú solo le indicas con qué datos trabajar.

Ejemplo: =SUMA(A1:A10)

La diferencia práctica: con una fórmula haces el cálculo tú, con una función le delegas el cálculo a Excel. Las funciones son más potentes y eficientes, sobre todo con muchos datos.

Cómo escribir fórmulas en Excel

Toda fórmula en Excel sigue esta estructura:

= [operación o función]

El signo igual le dice a Excel: «esto es un cálculo, no un texto».

Puedes usar los operadores básicos directamente:

• • • • Suma: =A1+A2
      • Resta: =A1-A2
      • Multiplicación: =A1*A2
      • División: =A1/A2

También puedes combinar valores directos con referencias a celdas:

• • • • =10+5 → siempre da 15
      • =A1+5 → suma el valor de A1 más 5. Si A1 cambia, el resultado cambia automáticamente.

Esta segunda forma es la más útil porque hace tu hoja de cálculo dinámica.

Tip importante: cuando escribes una fórmula con referencias a celdas, Excel las resalta con colores para que veas exactamente qué celdas está usando. Revisa siempre que el rango sea el correcto antes de presionar Enter.

Las 5 funciones básicas de Excel

Estas cinco funciones cubren la mayoría de los cálculos que necesitas en el día a día:

SUMA — suma un rango de celdas

Sintaxis: =SUMA(A1:A10)

Para qué sirve: totalizar ventas, gastos, cantidades.

PROMEDIO — calcula el promedio de un rango

Sintaxis: =PROMEDIO(A1:A10)

Para qué sirve: promediar notas, ventas mensuales, temperaturas.

MAX — devuelve el valor más alto de un rango

Sintaxis: =MAX(A1:A10)

Para qué sirve: encontrar la venta más alta, el precio máximo.

MIN — devuelve el valor más bajo de un rango

Sintaxis: =MIN(A1:A10)

Para qué sirve: encontrar el mínimo gasto, la nota más baja.

CONTAR — cuenta cuántas celdas contienen números en un rango

Sintaxis: =CONTAR(A1:A10)

Para qué sirve: contar cuántos registros tienes, cuántos valores hay en una lista.

CONTARA — cuenta cuántas celdas NO están vacías en un rango

Sintaxis: =CONTARA(A1:A10)

Para qué sirve: contar registros cuando tienes texto, números o cualquier tipo de dato mezclado — no solo números.

💡 La diferencia práctica: CONTAR solo cuenta celdas con números. Si una celda tiene un nombre, una fecha o un texto, CONTAR la ignora. CONTARA cuenta todo lo que no esté vacío.
¿Cómo escribirlas?

1. 1. 1. 1. Selecciona la celda donde quieres el resultado.
         2. Escribe el signo igual (=).
         3. Escribe el nombre de la función (Excel te mostrará sugerencias automáticamente — esto se llama Intellisense).
         4. Abre el paréntesis, selecciona el rango de celdas con el mouse o escríbelo manualmente.
         5. Cierra el paréntesis y presiona Enter.

El botón Autosuma: la forma más rápida de sumar

Para sumas rápidas, Excel tiene un botón que hace todo por ti:

1. 1. 1. 1. Selecciona la celda donde quieres el total.
         2. Ve a la pestaña Inicio → botón Autosuma (el símbolo Σ).
         3. Excel detecta automáticamente el rango a sumar y escribe la fórmula por ti.
         4. Revisa que el rango seleccionado sea el correcto (Excel a veces incluye celdas de más).
         5. Presiona Enter para confirmar.

El mismo botón Autosuma tiene un menú desplegable con PROMEDIO, CONTAR, MAX y MIN para que los apliques igual de rápido.

Ejercicio 03: Analiza una tabla de ventas con funciones

Crea esta tabla en una hoja nueva de Excel:

Luego calcula lo siguiente usando funciones:

1. En la celda B9 escribe: Total de ventas → usa =SUMA(B2:B7)
2. En la celda B10 escribe: Promedio mensual → usa =PROMEDIO(B2:B7)
3. En la celda B11 escribe: Mes con más ventas → usa =MAX(B2:B7)
4. En la celda B12 escribe: Mes con menos ventas → usa =MIN(B2:B7)
5. En la celda B13 escribe: Número de meses → usa =CONTAR(B2:B7)
6. En la celda B14 escribe: Meses con datos → usa =CONTARA(A2:A7)

Guarda el archivo como «Ejercicio-03.xlsx».

Debe verse algo así:

Lo que aprendiste en esta lección

• • • • La diferencia entre una fórmula y una función en Excel.
      • Cómo escribir fórmulas con operadores básicos (+, -, *, /).
      • Las 5 funciones básicas más usadas: SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN y CONTAR.
      • Cómo usar el botón Autosuma para calcular rápido.

Ya sabes cómo hacer cálculos en Excel. En la siguiente lección aprenderás uno de los conceptos más importantes para usar fórmulas correctamente: las referencias relativas y absolutas. Sin entender esto, tus fórmulas pueden dar resultados incorrectos al copiarlas.

Lección 04: Referencias Relativas y Absolutas en Excel