Formato Condicional en Excel: formatos automáticos a tus datos

El formato condicional es una funcionalidad de Excel que cambia el formato de una celda o rango de celdas en función de ciertas condiciones o reglas predefinidas. Estas reglas pueden basarse en valores específicos, fechas, textos, o incluso fórmulas personalizadas. Esto es especialmente útil cuando se trabaja con grandes conjuntos de datos, ya que permite visualizar rápidamente patrones, tendencias y anomalías sin necesidad de ordenar o filtrar la información.

A continuación te muestro su funcionabilidad con ejemplos prácticos y que puedes hacer junto con el video, descarga el libro con los ejercicios:

Herramientas de Formato Condicional en Excel

Para ver las reglas de formato condicional en un Libro, dirígete, a la pestaña inicio, en el grupo Estilos, haces clic en la flecha situada junto a Formato condicional, haces clic en Administrar reglas  y, en la caja de reglas de formato de presentación, selecciona cómo las desees ver.

A continuación, te mostramos algunas de las herramientas más útiles del formato condicional, con ejemplos para que puedas aplicarlas de manera efectiva en tus propios datos.

Identifica números específicos, fechas y textos en una lista de datos

Con el formato condicional, puedes resaltar celdas que contengan números específicos, fechas determinadas o textos concretos dentro de una lista de datos. Esto es útil para visualizar rápidamente las celdas que cumplen ciertos criterios sin alterar el orden de los datos.

SUPUESTO: En una lista de subtotales de productos, se quiere ver la cantidad de productos vendidos en el mes actual, resaltar la venta de Granos y que productos están en menos de 500€ en ventas. Dado que la lista es con subtotales, no se desea filtrar ni ordenar los datos porque al hacerlo cambiaría la forma en que se muestran.

Esta regla incluye dos tipos de formato: los atributos de colores y un formato personalizado en formato de celda.

Identifica un dato con cambio dinámico en una lista de productos

El formato condicional también permite aplicar reglas dinámicas, donde los datos a resaltar pueden cambiar según selecciones específicas del usuario.

SUPUESTO: En una lista de subtotales de productos igual a la anterior, se quiere la cantidad de productos pero que se pueda escoger, por ejemplo:  Granos o Carne o resaltar las ventas  entre 100 € y 500 €.

Puedes usar formulas en las reglas para resaltar una celda que no esté en formato condicional. En este caso, la celda en referencia debe estar como referencia absoluta, la validación de datos, es una buena opción para aplicarla a las celdas H11 y crear valor de lista desplegable.

Identifica los valores superiores, inferiores y por encima de la media

Otra funcionalidad clave del formato condicional es la capacidad de resaltar valores que se encuentran por encima o por debajo de un umbral, o aquellos que están por encima o por debajo de la media.

SUPUESTO: En una lista de resultados, se desea identificar y comprender los 20 mejores municipios visitados según las tarifas generadas, por los municipios que estaban por encima de la asistencia, y los 10 municipios inferiores en número de libros vendidos.

En general, los valores de clasificación superior o inferior y los valores de formato que están por encima y por debajo de la media se utilizan para identificar los valores más altos y más bajos de un rango. Si los datos están en un formato de Tabla puedes filtrar y ordenar los datos sin afectar a las reglas de formato condicional.

Consigue los duplicados en un rango de datos

Cuando se trabaja con grandes bases de datos, es común encontrarse con valores duplicados. Con formato condicional, puedes resaltar estos duplicados para corregirlos o eliminarlos fácilmente.

SUPUESTO: En un listado de clientes, se quiere identificar los duplicados. Utiliza la regla de valores únicos o duplicados de formato para identificar visualmente muchos valores únicos o duplicados que existen en un intervalo. En este caso, solo el nombre de contacto del cliente tiene un formato condicional.

Si quieres filtrar, copiar, o borrar los valores duplicados, puedes utilizar los comandos de filtros avanzado o eliminar duplicados. En otro video explicaré como colorear toda la fila usando una formula.

Ver rápidamente el estado de los ingresos y las tendencias

SUPUESTO: En un resumen geográfico y trimestral de los beneficios brutos, se desea ver los Indicadores Clave de Rendimiento de resultados y tendencias de un trimestre a otro para monitorear el progreso general.

Un KPI de resultado responde a la pregunta: ¿un valor actual cumple un número específico? para las cuatro columnas de resultado, los valores de umbral son los mismos, aunque podría definir un conjunto diferente de umbrales para cada intervalo si tuviera expectativas diferentes para cada región o trimestre.

Una tendencia KPI responder a las preguntas: ¿Cuál es la tendencia del valor con el tiempo? Para las cuatro columnas de Tendencia, los valores umbral son 5 millones o más, entre 5 millones y cero, y menos de cero. El valor de la celda es diferente entre el trimestre actual y el trimestre anterior expresado como fórmula; por ejemplo, D13-C13.

Compara valores con barras de gráfico

El formato condicional en Excel también te permite comparar valores dentro de un rango utilizando barras de gráfico. Esta herramienta es particularmente útil para visualizar cómo se comparan los datos dentro de un conjunto.

SUPUESTO: En una lista de las montañas más altas del mundo, se quiere comparar las alturas en varias maneras usando barras.

La Barra de gráfico ofrece varias alternativas para presentar los datos, se muestran en el video varios ejemplos de su uso, escoge cual te gustaría utilizar.

Examina un reporte resaltando las categorías por diferentes colores

Finalmente, el formato condicional en Excel permite aplicar escalas de color para resaltar diferentes categorías dentro de un reporte. Esto es especialmente útil para identificar patrones en grandes conjuntos de datos.

SUPUESTO: En un resumen de las ventas de productos, se quiere examinar las distribuciones generales de ventas por categorías de productos clave y las ventas totales utilizando una escala de color de degradado.

Para ver cómo varían los números en un conjunto de datos grande. El uso de dos colores similares crea una pantalla visual similar a un «mapa de calor»

La segunda regla utiliza una escala de tres colores con colores más distintivos para comparar las ventas totales.

Continúa aprendiendo más de las Formatos Condiciones, el siguiente paso será conocer opciones con fórmulas.

El formato condicional en Excel es una herramienta versátil y poderosa para resaltar, comparar e inspeccionar datos. Desde identificar valores específicos hasta comparar tendencias y destacar duplicados, esta funcionalidad te permite extraer insights valiosos de tus datos de manera eficiente. No dejes de explorar todas las posibilidades que el formato condicional ofrece para mejorar tu análisis de datos.