Antes de sumergirte en los detalles para preparar la hoja de cálculo para Formato Condicional con formula, te invito a ver el video donde explico como podrías crear un Planificador Dinámico o Diagrama de Gantt en Excel.

En el video, encontrarás una explicación visual y ejemplos prácticos que complementan lo que se discute en este artículo. ¡No te lo pierdas!

IMPORTANTE: para ver las reglas de formato condicional en un Libro, dirígete, a la pestaña inicio, en el grupo Estilos, haces clic en la flecha situada junto a Formato condicional, haces clic en Administrar reglas  y, en la caja de reglas de formato de presentación, selecciona cómo las desees ver. 

Para comenzar es importante acondicionar la hoja con los datos básicos para aplicar el Formato Condicional…

Encabezado de Fechas:

Crea un listado de actividades con las fechas de inicio y finalización del plan en columnas adyacentes. Estas fechas deben formatearse de manera visible para facilitar la interpretación del gráfico de Gantt.

Crea un listado con las actividades en la primera columna, luego en el mismo encabezado pon Fecha inicio y Fecha final del plan, se puede poner también en otra columna la cantidad de días.

Es importante poner de una manera visible la Fecha del inicio del plan, para el encabezado correspondiente al área del gráfico de Gantt, se formula cada uno de los días posteriores a la fecha de inicio, la primera columna de esta área del encabezado se relaciona con la fecha inicio con una igualdad haciendo referencia directa y las posteriores con otra fórmula donde se le suma un día a cada fecha:

Formato de Fechas:

Para el formato en el área del gráfico o diagrama de Gantt, recomiendo ajustar la fecha de manera vertical el momento que todas estén sombreadas puedes aplicar la modificación que desees, ubicando el cursor entre dos columnas.

En la línea siguiente del encabezado de fechas sería genial poner el día de la semana cómo esta Celda es tan pequeña, no se va a poder visualizar los dos caracteres por esta razón hago esta siguiente función dónde se extrae la primera letra del día de la semana:

Para extraer uno o varios caracteres de una celda en referencia, se puede usar la función IZQUIERDA() y  la función ideal para conseguir el nombre del día de la semana es la función TEXTO() por esta razón anido estas dos funciones y se consigue mostrar la primera letra de la semana.

A continuación  explico cada función utilizada:

• La función IZQUIERDA: devuelve el primer carácter o caracteres de una cadena de texto ubicados en una celda, según el número de caracteres que se especifique.

Sintaxis:

IZQUIERDA(texto, [núm_de_caracteres])

La sintaxis de la función IZQUIERDA tiene los argumentos siguientes:

Texto Es la cadena de texto (una celda) que contiene los caracteres que desea extraer.

Núm_de_caracteres Especifica el número de caracteres que desea extraer con la función IZQUIERDA.

Núm_de_caracteres debe ser mayor o igual a cero. Si es mayor que la longitud del texto, IZQUIERDA devolverá todo el texto. Si se omite núm_de_caracteres, se calculará como 1.

• La función TEXTO permite cambiar la apariencia de un número aplicándole formato con códigos de formato. Es útil para mostrar números en un formato más legible o para combinarlos con texto o símbolos. Los códigos de formato debes estar entre comillas.

Sintaxis

TEXTO(valor, formato)

En su forma más sencilla, la función TEXTO dice:

=TEXTO(Valor al que quiere dar formato, “Código de formato que quiere aplicar“)

Formato Condicional.

Utiliza el formato condicional para crear un Gráfico de Gantt en Excel. Ajusta las reglas de formato para resaltar visualmente las fechas importantes y los días laborables.

Para establecer el formato condicional, lo primero que se debe hacer es sombrear el área que se quiere trabajar no es indispensable, pero yo lo recomiendo, también se puede modificar sin problema.

Ve a Inicio > Formato Condicional > Nueva Regla. En los Tipos de Regla al final de la lista verás Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar un formato. 

y en el espacio para escribir pon:

El signo igual para comenzar haz referencia a la celda en donde se encuentra la fecha del encabezado, esta fecha se le debe aplicar una referencia absoluta solo para la fila, así bloqueará el movimiento hacia abajo,

luego otra igualdad para realizar la comparación y para este caso voy a utilizar la función MEDIANA()

el primer valor va a ser de nuevo la fecha del encabezado el siguiente valor va a ser la fecha inicial del plan y el tercer valor la fecha final del plan, a estas dos últimos valores se aplica una referencia absoluta solo a la columna, se cierra paréntesis y con estos 3 valores se consigue que coincida el resultado con la fecha del encabezado.

Luego adiciono una multiplicación para evitar que en el momento de que la fecha inicio está en cero el formato se active, para esto pongo la fecha de inicio que debe ser mayor a cero, se cierra paréntesis aceptar y ya debe estar activado el formato condicional.

• Función MEDIANA Devuelve la mediana de los números dados. La mediana es el número que se encuentra en medio de un conjunto de números.

Sintaxis

MEDIANA(número1, [número2], …)

La sintaxis de la función MEDIANA tiene los siguientes argumentos:

Número1, número2…Número1 es obligatorio, los números siguientes son opcionales. De 1 a 255 números cuya mediana desea obtener.

Diferenciación de Días.

Distingue los días de la semana utilizando la función DIASEM en combinación con el formato condicional. Esto permitirá visualizar claramente los días laborables y los fines de semana en el gráfico.

Para conseguir diferenciar los días de semana sería de la siguiente manera, primero sombrear el área donde se quiere dar formato,

Ve a Inicio > Formato Condicional > Nueva Regla. En los Tipos de Regla al final de la lista verás Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar un formato

comienza con una igualdad  y la función O abre paréntesis e incluyó la función DIASEM se abre paréntesis y hago referencia a la celda del encabezado a esto hay que incluirle la referencia absoluta a la fila se cierra paréntesis; y el número 2 indica que va a comenzar a partir del día lunes, esto quiere decir que el sábado será el número 6, al cerrar el paréntesis se pone la igualdad a 6; Para el segundo valor de la función o se hace exactamente lo mismo pero al final la igualdad va a ser a 7 para coincidir con el día domingo se cierra dos veces paréntesis para cerrar la última función y la función O se le hace un formato con un color de celda preferiblemente suave y aceptar.

• La función O devuelve VERDADERO si alguno de sus argumentos se evalúa como VERDADERO, y devuelve FALSO si todos sus argumentos se evalúan como FALSO.

Sintaxis:

O(valor_lógico1, [valor_lógico2], …)

La sintaxis de la función O tiene los siguientes argumentos:

Valor_lógico1    Requerido. La primera condición que quiere probar que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO.

Valor_lógico2, …        Opcional. Las condiciones adicionales que desea probar que pueden evaluarse como VERDADERO o FALSO, hasta un máximo de 255 condiciones.

• Función DIASEM Devuelve el día de la semana correspondiente al argumento núm_de_serie. Devuelve el día como un número entero entre 1 (domingo) y 7 (sábado).

Sintaxis:

Núm_de_serie Es un número secuencial que representa la fecha del día que intenta buscar. Las fechas deben especificarse mediante la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, use FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Puede tener problemas si escribe las fechas como texto.

Tipo Es un número que determina el tipo de valor que debe devolverse.