03.Rellenar y Copiar en Excel. Técnicas para Ahorrar Tiempo

Rellenar y copiar es una de las acciones más básicas y esenciales en Excel, permitiendo la rápida duplicación y modificación de datos entre celdas. Este proceso no solo ahorra tiempo, sino que también minimiza los errores que podrían surgir al reescribir manualmente la información.

Rellenar Series que contienen números o fechas

Cuando se trabaja con listas o series que contienen números o fechas, Excel puede generar automáticamente secuencias para ti. Esto se logra si el texto que estamos copiando comienza o termina con un número, por ejemplo Marca 1 o Grupo 1, o si es un día de la semana o un mes del año, Excel creará una secuencia cronológica automáticamente.

Para utilizar esta opción, ubícate en la celda de Origen, cuando te acerques al controlador de relleno, más comúnmente conocido como el pequeño cuadrado en la esquina inferior derecha de la celda activa, haces clic y mantienes presionado el botón izquierdo del mouse moviendolo sin soltar el botón, hasta la celda deseada. Para finalizar esta acción sueltas el botón.

El contenido de la última celda del rango que estamos copiando se muestra en un rectángulo que siempre está visible cuando se mantiene presionado el botón izquierdo del mouse. Durante la copia, se ve un rectángulo que contiene el texto Marca 9, que se insertará en la última de las celdas.

Si deseas rellenar sin crear una serie, esta se anula pulsando la tecla «Ctrl » al mismo tiempo que se crea la serie. Solo para Textos con números o secuencia de días de semana o meses.

Rellenar Secuencia de números

Para secuencias numéricas, Excel por defecto continuará la numeración sin aplicar una serie específica. Sin embargo, si deseas activar una serie automáticamente, puedes mantener presionada la tecla Ctrl mientras arrastras. Si ya existe una secuencia, como 10 y 15, Excel sumará la diferencia entre los números, pero si presionas Ctrl, repetirá la secuencia en lugar de extenderla.

Rellenar Fechas Automáticamente

Cuando necesitas rellenar una lista de fechas que siguen un orden natural (por ejemplo, días consecutivos), simplemente escribe la primera fecha, coloca el cursor en la esquina inferior derecha de la celda, y arrastra hacia abajo. Excel automáticamente reconoce el patrón y continúa la secuencia de fechas. Para evitar esta serie de relleno pulsa la tecla Ctrl y Excel copiará la misma fecha.

Si necesitas una serie que avance por meses en lugar de días, abre el cuadro de dialogo que aparece al fina del relleno y selecciona la opción que requieres, meses, años o días laborales.

Para una personalización aún más detallada, puedes navegar hasta la pestaña Inicio > Relleno > Series.

• En el cuadro de diálogo, selecciona las opciones que necesites:
  • Columna o Fila: Decide si deseas que la serie se rellene hacia abajo en una columna o hacia la derecha en una fila.
  • Tipo: Aquí puedes elegir entre opciones como Días, Días laborales, Meses o Años para definir el incremento de la serie.
  • Incremento: Establece el intervalo de incremento entre las fechas, por ejemplo, 1, 2 o 7 días.
  • Valor de parada: Especifica un valor final hasta donde quieres que Excel continúe el relleno.

Además de las fechas lineales, Excel permite rellenar series con patrones personalizados, como:

• Días laborales: Si solo quieres incluir días laborales y excluir fines de semana, selecciona la opción Días laborales en el cuadro de diálogo.
• Patrones de semanas: Si necesitas que la serie siga un patrón específico (como cada lunes de un mes), puedes configurarlo manualmente utilizando las opciones del cuadro de diálogo de series.

Este enfoque detallado asegura que estés utilizando Excel de manera efectiva, ahorrando tiempo y mejorando la precisión de tus datos. Recuerda explorar cada una de las opciones mencionadas y experimenta con las diferentes configuraciones para encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades.

¡Así optimizarás al máximo tu trabajo en Excel!

Opciones rápidas del comando de Relleno:

A este comando se puede acceder rápidamente desde el cuadro de autorrelleno que aparece al comenzar una serie arrastrando el mouse, adicional a las opciones de formatos, para Fechas existen opciones adicionales, por defecto se creará la seríe por día y el resto podrás escoger por meses, años o días laborales:

Para el resto de series veras solo las opciones de formato disponibles:

También puedes acceder desde el menú Inicio, grupo de herramientas de Edición en la Cinta de Opciones, llamada Rellenar, permitiéndote personalizar aún más tus series de datos en Excel.

Copiar Fórmulas

Copiar fórmulas permite aplicar las mismas operaciones a diferentes conjuntos de datos. Esto es especialmente útil para cálculos repetitivos:

Para copiar la forma más rápida de copiar es hacer doble clic en el pequeño cuadrado en la esquina inferior derecha de la celda activa. Excel copia las celdas hasta los datos de la columna a la izquierda de la celda activada. Si no hay datos en la columna de la izquierda, entonces Excel usa la columna de la derecha en su lugar.

Si no se llena ninguna columna, no sucede nada al hacer doble clic. Desafortunadamente, este método no se puede utilizar para la copia horizontal.

Ahora para copiar en cualquier dirección se puedes arrastrar hasta la celda destino, desde la Celda con la Fórmula que quieres copiar, usando el controlador de relleno.

Excel ajustará automáticamente las referencias de celda, a menos que se le indique lo contrario con el uso de Referencias absolutas.

Copiar y Pegar desde la Cinta de Opciones

También podemos copiar usando los comandos Copiar y Pegar. Para copiar una celda o  área previamente seleccionada, haz clic en el icono Copiar de la pestaña Inicio.

Copiar es uno de los comandos más utilizados y, por lo tanto, también está disponible en el menú que aparece después de hacer clic con el botón derecho.

Métodos Abreviados de Teclado para Copiar y Pegar

Utilizar atajos de teclado puede mejorar significativamente tu eficiencia al trabajar con grandes volúmenes de datos:

• Ctrl + C: Copiar
• Ctrl + V: Pegar
• Ctrl + X: Cortar

Estos atajos permiten copiar, pegar y cortar datos rápidamente sin tener que navegar por los menús.

Pegado Especial

El comando «Pegado Especial…» ofrece opciones avanzadas para manejar datos específicos.

Después de copiar y seleccionar la celda donde deseas pegar los datos, puedes hacer clic con el botón derecho y elegir la opción «Pegado Especial…».
Las opciones más útiles de la ventana Pegado especial son:

• Valores: Pega solo los valores de las celdas copiadas, omitiendo fórmulas y formatos.
• Fórmulas: Pega solo las fórmulas, manteniendo el formato de la celda destino.
• Transponer: Cambia filas por columnas y viceversa.
• Dividir: Ajusta los valores de las celdas dividiéndolos por un número específico.
• Operaciones Matemáticas: Permite realizar operaciones matemáticas como sumar, restar, multiplicar y dividir directamente en el proceso de pegado.

También puedes acceder a «Pegado Especial» siguiendo estos pasos:

1. Copia los Datos usando la combinación de teclas Ctrl + C para copiar.
2. Selecciona la Celda de Destino haciendo clic en la celda donde deseas pegar los datos.
3. Haz clic derecho y selecciona «Pegado Especial» para elegir la opción deseada.

Referencias en Excel

Comprender y dominar las referencias es esencial cuando se trabaja con Excel y sobre todo cuando se rellena y copian fórmulas y funciones. Las referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel que permitirán a las fórmulas encontrar cualquier celda o rango y obtener su valor para utilizarlo en los cálculos:

• Referencias Relativas: Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Uno de los beneficios de las referencias relativas los observamos al momento de copiarlas hacia otra celda. Lo que esto quiere decir es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará automáticamente su columna y su fila.
• Referencias Absolutas: Estas referencias no cambian cuando se copian. Se indican con el signo $ antes de la columna y la fila (por ejemplo, $A$1). Esto es útil cuando necesitas mantener una referencia fija a una celda específica mientras copias la fórmula a otras celdas.
• Referencias Estructuradas: son una forma de referenciar celdas y rangos dentro de tablas de Excel utilizando nombres de columnas y filas, en lugar de las tradicionales referencias de celdas como A1 o B2. Este tipo de referencia hace que las fórmulas sean más intuitivas y fáciles de leer, ya que se basan en los nombres de las columnas de la tabla. Complementa esta información con: Formato como Tabla
• Referencias con Nombre: son etiquetas personalizadas que se asignan a celdas individuales, rangos de celdas, constantes o fórmulas, permitiendo que sean referenciadas fácilmente en lugar de utilizar las coordenadas tradicionales de las celdas (como A1 o B2). Al utilizar nombres definidos, las fórmulas se vuelven más claras y fáciles de entender, ya que reflejan el propósito o contenido del rango nombrado.

Consigue más información sobre Referencias de celdas aquí

Dentro de una fórmula de Excel podemos tener cualquier tipo de referencias, es muy importante saber identificarlas.

¡Practica estas técnicas junto al video a continuación y observa cómo mejoran tu productividad!

Ejemplo Práctico

Para poner en práctica lo aprendido. A través de este ejercicio, podrás aplicar estos conceptos y ver en acción cómo Rellenar y Copiar en Excel, de manera efectiva en Excel.

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